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Caratteristiche
principali
Aspetti generali
La trasmissione vene considerata posta certificata solo mittente
e destinatario dispongono entrambi di una casella di posta elettronica
certificata.
Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella
di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema
potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione
previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta
di avvenuta consegna.
Tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione vengono
memorizzati, a cura del gestore di Posta elettronica certificata,
su un registro.
Queste registrazioni devono essere, per legge, mantenute per 30
mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati.
I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento
orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora
esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in
seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre un riferimento
temporale certo.
Accesso e identificazione
L'accesso ad un servizio di Posta Elettronica Certificata deve avvenire
sempre previo accertamento dell'identità dell'utente. In generale
l'identificazione avviene tramite user-id e password oppure tramite
cerificati digitali.
Certificazione dell'invio
A seguito dell'invio di un messaggio da una casella di posta certificata
il sistema PEC del mittente effettuerà una serie di controlli finalizzati
a verificare la correttezza formale del messaggio e l'assenza di
virus.
Nel caso i controlli evidenziassero delle criticità il messaggio
non verrebbe inoltrato verso il destinatario ed il mittente riceverebbe
una ricevuta, firmata elettronicamente dal proprio gestore, contenente
l'informazione che l'invio non ha avuto luogo e le relative motivazioni.
Qualora i controlli non rilevassero criticità di nessun genere il
gestore provvede ad inviare riceve dal proprio provider di posta
certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso,
che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo
quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili
sia in formato testo che in formato xml.
Integrità del messaggio
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio,
detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e
i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider,
in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua
integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
A completa garanzia dell'integrità del messaggio mittente e destinatario
sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli
sicuri, come descritto in precedenza.
Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella
del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena
effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente
la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio
email, firmato dal gestore stesso che attesta:
- la consegna
- data e ora di consegna
- contenuto consegnato
Va
sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene,
in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi
eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce
al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario,
di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di
recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative
che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio
di documenti ufficiali in formato cartaceo.
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Utilizzo
della PEC
Il servizio TrustedMail
è un servizio rivolto a enti pubblici e aziende private che per
motivi di tempi/costi/semplicità già utilizzano l'e-mail tradizionale
ma che necessiterebbero avere al tempo stesso una certificazione
della consegna del messaggio, dei suoi contenuti e degli allegati.
In tal senso TrustedMail interessa potenzialmente tutte le comunicazioni
fra enti pubblici, aziende private e cittadini che abbiano necessità
di un servizio di invio di documenti informatici.
Per quanto riguarda le comunicazioni B2B le aziende possono utilizzare
la PEC con i propri fornitori, clienti, partner, canali di vendita
sia per comunicazioni di tipo economico (ad esempio l'invio di una
fattura elettronica) sia per un invio di tipo amministrativo (come
ad esempio un contratto, una convocazione di un'Assemblea o di un
Consiglio direttivo piuttosto che di un listino paga).
Tutte queste tipologie di comunicazione potranno essere gestite
attraverso il nostro servizio di PEC con un significativo risparmio
dei costi di invio ma anche con importanti benefici di gestione
(ad esempio semplificazioni nell'archiviare e ricercare i documenti
oggetto di spedizione).
Negli ultimi anni poi alcune direttive governative hanno indicato
la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
L'utilizzo della PEC va vista per le PA non soltanto come un obbligo
normativo quanto piuttosto come un'opportunità in quanto consente
di ammodernare i processi di comunicazione aumentandone l'efficienza
e riducendone i costi.
Ulteriori vantaggi per la PA derivanti dall'utilizzo della PEC sono
legati alla diminuzione dei contenziosi ed ad una sensibile riduzione
dei tempi di gestione delle pratiche.
In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali
delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice
generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: questo sito
permette di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri
di ricerca e, per ciascuna P.A., fornisce varie informazioni tra
cui la casella istituzionale (ove presente).
L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta
certificata presente in rete.
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